PEKERJAAN KANTOR

A.   Arti Bekerja

      Bekerja berarti melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya dan kegiatan tersebut dilaksanakan sesuai prosedur kerja yang telah ditetapkan. Prosedur kerja adalah suatu rangkaian tahap demi tahap serta jalan yang harus ditempuh dalam menyelesaikan suatu perkerjaan.

B.   Jenis-jenis Pekerjaan Kantor

      Tujuan pekerjaan kantor adalah untuk mengukur dan mecatat kejadian-kejadian yang dilaksanakan sehingga menjadi informasi yang berguna. Pelaksanaan pekerjaan kantor dapat dilakukan secara manual ataupun dengan bantuan mesin, sehingga dapat meningkatkan mutu pekerjaan, menghemat biaya, waktu,  dan tenaga. Jenis-jenis pekerjaan kantor dapat dibagi menjadi 6 kelompok, yaitu :

1.    Menghimpun

Yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya keterangan atau informasi yang belum ada atau terpecah-pecah di mana-mana, menjadi siap digunakan bila diperlukan.

2.  Mencatat

Yaitu kegiatan membubuhkan segala jenis informasi dengan berbagai macam peralatan, sehingga wujudnya siap digunakan.

3.  Mengolah

Yaitu kegiatan menyusun berbagai informasi dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.

4.  Menggandakan

Yaitu kegiatan memperbanyak informasi dengan berbagai macam cara dan alat, sebanyak yang dibutuhkan.

5.  Menyimpan

Yaitu kegiatan meletakkan dengan berbagai cara dan alat pada tempat tertentu, sihingga lebih sistematis dan aman.

6.  Pengelompokan Pekerjaan Kantor

Merupakan tugas rutin yang berkesinambungan yang dilakukan dengan berbagai cara sesuai dengan kebutuhan.

PENGERTIAN DASAR KANTOR DAN TATA USAHA

1.  Pengertian Kantor

Kantor adalah bagian dari organisasi yang menjadi pusat kegiatan administrasi dan tempat pengendalian kegiatan informasi.

Unsur-unsur kantor:

a.  Gedung, terdiri dari bangunan, ruangan, dan perlengkapan gedung.

b.  Perlengkapan, terdiri dari mesin-mesin dan perabot kantor.

c.   Personel, yaitu semua orang yang terkait dalam oraganisasi tersebut.

2.  Pengertian Tata Usaha

Tata usaha adalah suatu aturan yang terdapat di dalam suatu proses penyelenggaraan kerja yang harus ditaati oleh oleh para penyelenggara kerja.

Setiap organisasi mempunyai tujuan yang berbeda-beda yang di dalamnya terdpat bagian-bagian yang melaksankan tugas pokok dan tugas penunjang. Peranan tata usaha dalam organisasi adalah melayani, menyediakan informasi, dan membantu kelancaran perkembangan organisasi.

3.  Perbekalan Tata Usaha

Perbekalan tata usaha adalah segala sesuatu yang mencakup semua barang yang diperlukan, baik itu barang bergerak ataupun barang tidak bergerak sebagai sarana pendukung pelaksanaan kerja.

Tujuan perbekalan:

a.  Meningkatkan efisiensi dan efektifitas pelaksanaan kerja.

b.  Mengetahui kondisi barang atau peralatan apakah barang tersebut rusak atau bisa diperbaiki sehingga harus dimusnahkan atau  masih dapat diperbaiki.

c.   Mengetahui jumlah dan keberadaan barang yang dimiliki oraganisasi secara up to date melalui daftar inventaris.

Unsur Organisasi

A.   UNSUR ORGANISASI

Pada postingan sebelumnya sudah saya jelaskan tentang pengertian organisasi. Organisasi adalah suatu kesatuan dari sekelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditentukan sebelumnya. Dalam organisasi terdapar tiga unsure pokok, yaitu:

1.   Kelompok orang

Manusia merupakan factor penting dalam medirikan organisasi. Oleh karenanya, sumber daya manusia dalam suatu organisasi merupakan factor utama yang harus diperhatikan.

2.  Tujuan bersama

Dengan berkumpulnya dua atau sekelompok orang dalam suatu organisasi, tetapi tanpa adanya tujuan bersama antara dua atau sekelompok orang tadi maka organisasipun tidak dapat didirikan.

3.  Kerjasama

Agar tujuan dapat tercapai sesuai apa yang diharapkan, maka antara dua atau sekelompok orang dalam organisasi itu harus menjalin kerjasama yang baik. Dengan demikian, organisasi tanpa kerjasama juga tidak akan berjalan sebagaimana yang sudah diharapkan.

ORGANISASI

A.   Pengertian Organisasi

Kali ini saya akan membahas tentang organisasi, dalam kenyataan sehari-hari banyak kita temukan istilah yang diidentikkan dengan istilah organisasi. Para ahli dari luar Negara maupun dari dalam negeri telah mengemukakan definisi organisasi.

1.   Viktor Thomson mendefinisikan organisasi sebagai rasionalitas dan integritas impersonal dari sejumlah besar spesialis-spesialis yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan.

2.  Chaster I. Bernard merumuskan organisasi sebagai suatu system yang mengkoordinasikan aktivitas-aktivitas dan kekuatan personal dari dua atau lebih.

3.  W.A  Anderson dan Frederick B. Parker merumuskan organisasi sebagai sutau struktur hubungan manusia yang didalamnya terdapat tujuan tertentu dan memilliki unit-unit yang diatur secara sistematis untuk memajukan dan mengejar tujuan atau kepentingan bersama yang secara spesifik tidak dinyatakan dalam institusi-intitusi.

4.  Sondang P. Siagian mendefinisikan organisasi sebagai setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerja sama serta secara formal terkait dalam rangka pencapaian suatu tujuan yang telah ditentukan, dalam ikatan itu terdapat seseorang yang disebut atasan dan seorang/kelompok yang disebut bawahan.

Dari beberapa pendapat tersebut, maka secara umum definisi organisasi adalah suatu bentuk kerjasama antara sekelompok orang melalui ikatan untuk bekerja sama guna mencapai suatu tujuan bersama yang telah ditentukan sebelumnya.

Proses Administrasi

Proses administrasi pada dasarnya terdiri dari beberapa tahap, yaitu:

1.       Penentuan Tujuan

Penentuan tujuan merupakan tahap yang pertama dalam organisasi karena penetapan tujuan sesuai dengan sifat dan bentuknya merupakan proses penentuan kegiatan selanjutnya.

2.       Perumusan misi yang akan dicapai

Tahap kedua adalah merumuskan misi yang hendak dicapai, artinya sasaran antara yang hendak dicapai dalam rangka pencapaian tujuan akhir.

3.       Merumuskan kebijakan pokok

Setelah misi dirumuskan, selanjutnya adalah merumuskan kebijakan pokok dalam rangka pelaksanaan kea rah misi yang diinginkan.

4.       Pengambilan keputusan

Dengan tujuan dan misi yang baik serta rumusan kebijakan ke arah tujuan yang diharapkan tanpa diikuti suatu tindakan, maka tujuan yang diharapkan tidak akan tercapai. Maka pengambilan keputusan perlu dan harus diambil oleh pimpinan organisasi untuk dilaksanakan.

5.       Pelaksanaan

Pelaksanaan pada dasarnya mencakup:

a.       Perencanaan, yaitu proses pemikiran dan penentuan dari hal-hal yang harus dikerjakan dan cara mengerjakan di masa yang akan dating.

b.      Pengorganisasian, yaitu proses pengelompokan dan pembagian tugas serta tanggung jawab sehingga tercipta suatu kekuatan yang dapat digerakkan untuk mencapai tujuan.

c.       Penggerakan, yaitu tindakan untuk memotivasi anggota/ tenaga kerja agar dapat bekerja semaksimal mungkin demi tercapainya tujuan.

d.      Pengontrolan, yaitu memeriksa dan mencocokan agar pekerjaan-pekerjaan terlaksana sesuai dengan rencana dan hasil yang telah ditentukan.