Pantai Drini

Awal liburan semester 2 ini kami sudah berencana jauh" hari untuk berlibur bersama, walaupun rencana ini sempat berantakan dan diluar jangkauan (gag ngira bakal spt ini jadinya) jadilah kita berangkat berenam menggunakan sepeda motor. Bismillah..... :)

Perjalanan berangkat sempat nyasar dan alhamdulillah kita bisa menemukan jalan yang benar haahaa.... (berkat tanya orang). Sampailah kita di Gunung Kidul tepat jam 12 pas sekalian makan siang juga :D

Terik matahari siang itu tak menghalangi kita untuk segera menuju TKP, segeralah kita cuss ke Pantai Drini.

Pantai Drini

Pemandangan dari atas

Terbayar sudah capek kita setelah melihat pemandangan pantai disana, sejauh mata melihat isinya ya laut ma pasir menn namanya juga di pantai :D hehe *justkid. kita duduk" di gubuk gitu sambil menikmati pemandangan pantai, suara ombak, dan angin yg sepoi" *cielahhh :D pokoknya tempatnya asyik dehhh pantainya masih bersih pas kita kesana juga gag begitu ramai pengunjung jadi lebih leluasa gitu mainnya. Sangking asyiknya bermain air jam sudah menunjukkan pukul 4 sore, kami segera menyudahinya dan membersihkan diri. Pas mau pulang di parkiran ehhh ban motornya ada yang kempes, untunglah masnya yg tukang parkir punya pompa terus dipompa itu ban. Pertamanya sih gag masalah dibuat jalan tapi ditengah perjalanan menuju kota ternyata ban motornya bocorrr, alhamdulillah masih ada tambal ban yang masih buka disekitar tempat saya berhenti. Sambil menunggu itu ban ditambal kami putuskan untuk sekalian makan dan sholat mahgrib, karena kebetulan di deket tambal ban ada yang jual sate ayam dan ada masjid (alhamdulillah). Pukul 7 malam baru kami melanjutkan perjalanan dan itu masih di daerah gunung kidul ! hwaa bisa sampai larut malam ini sampai Solo.....

Rencana kita mau lewat Jogja kota cari aman aja dehh kan udah malem juga, jadilah kita tanya" orang disana. Baru setengah jam perjalanan ehh turun hujan (rasanya pngen cari penginanap aja deh deket" situ), terus kita berhenti di Pom Bensin sekalian isi bensin, alhamdulillah hujannya reda (thanks God). Awalnya sih emang kota masih ramai ehhh taunya ditengah jalan ada hutan mennn kanan kiri hutan gag ada penerangan gag keliatan jalannya yang ada cuma gelap, gag berani deh tengok kanan kiri pandangan cuma lurus aja. Lewat sana isinya cuma pasrah aja dehh ama berdoa dan mengandalkan penerangan dari motor aja, masyallah. Akhirnyaaa keluar juga tuh dari hutan dan kita berhenti sebentar untuk istirahat, temen" yg lain pada hebohhh cerita pas lewat jalan hutan tadi (pengalaman pertama menn). Perjalanan hari itu tidak akan terlupakan bagi kami serius dehhh dari yang seneng, sedih, panas, hujan sampai yg serem pun juga ada. Alhamdulillah pukul 21.30 kami sudah sampai Kota Solo tercinta dengan selamat dan sehat walafiat.

terima kasih teman-teman untuk pengalaman ini, untuk awal liburan kali ini, jangan kapok yaa :D

LEMON-CHAN

Lemon-Chan

yapsss temukan stand  Lemon-Chan di Car Free Day Solo setiap hari Minggu. Lemon-Chan yaitu produk minuman yang terbuat dari lemon sedangankan nama Chan sendiri diambil dari bahasa Jepang yang berarti anak kecil. maka jadilah itu kepala bayi memakai topi yang menyerupai lemon (lihat pada banner) ahaha :D

kami berjualan di Car Free Day ini dalam rangka menyelesaikan tugas terakhir di mata kuliah Kewirausahaan yang terjun langsung untuk berjualan. Namun sebelumnya kami di mata kuliah ini kami sudah melakukan wawancara dengan pemilik usaha, melakukan survai langsung di Car Free Day, hingga membuat Business Plan. 

Perkenalan lagi boleh lah yaa yg sebelumnya jg pernah saya sebutkan nama tim saya di postingan   My Team Lemon-Chan. Mulai dari yang paling kiri yang memakai jilbab itu saya, yang memakai kaos putih itu Putri Galih, cowo yang membawa produk Lemon-Chan itu namanya Humam Faroqi, dan yang paling kanan namanya Danu Mardani. Yapsss selama satu semester bersama mereka di mata kuliah Kewirausahaan yang kami lewati dengan penuh perjuangan haha :p

Sedikit cerita mengenai Lemon-Chan ini pada tugas sebelumnya di Business Plan kami memang merencanakan untuk membuka outlet Lemon-Chan yang menjual spesial minuman yang berbahan dasar lemon yang nantinya divariasikan. Nah karena di tugas ini nantinya akan praktek langsung untuk berjualan jadilah kita mewujudkan Business Plan kita sebelumnya namun lebih disederhanakan hehehe :p kita hanya menjual dua jenis minuman waktu itu yaitu Pure Lemon dan Lemon Tea dengan harga 3.000 rupiah.

Mulai dari memesan cup yang bertulisan Lemon-Chan, memesan Banner, berbelanja bahan baku, hingga membuat resep minuman kami lakukan bersama. Banyak kejadian lucu waktu itu, mulai dari memesan cup yang badget-nya terlalu mahal hingga tawar menawar, mencari bahan baku jeruk lemon yang sulit di pasar jadi harus pagi" bgt ke pasar biar dapet jeruk lemon. Hingga tiba saatnya dimana kita harus berjualan pertama kali. Pagi-pagi bgt (tepatnya habis Subuh) dari kost (belakang kampus UNS) ke rumah saya yang terletak di daerah Tipes untuk membuat resep minuman. Pukul 6 pagi kedua cowo di kelompok kami mulai menuju ke Car Free Day untuk mencari tempat, dan ternyata sudah banyak teman-teman kami satu kelas yang sudah berada di sana. Kami membagi tugas untuk membawa barang bawaan karena cukup banyak dan ribet jadilah kita bolak balik untuk mengangkut meja, kursi, 2 termos es, termos minuman, cup dan banner. Untuk tempatnya di Car Free Day sistemtemnya siapa yang datang lebih pagi ya dapat memilih tempat, kecuali yang sudah menggunakan tenda. Untuk retribusinya hanya dikenakan 2000 rupiah saja. 

Hari pertama kita jualan alhamdulillah sudah cukup ramai. Terima kasih untuk teman-teman yang sudah mau meluang waktu untuk datang dan pengunjung CFD yang sudah membeli produk Lemon-Chan. Ini dia penampakan hari pertama kita jualan :

Makalah Business Letter

BUSINESS LETTER

TUGAS MATA KULIAH BUSINESS ENGLISH

Anggota:

1.      Danu Mardani                 (D1513014)

2.      Heni Rismawati               (D1513042)

3.      Kasih Pudiya Novandi     (D1513052)

4.      Nita Rahayu                     (D1513072)

5.      Nurul Haryanti                  (D1513076)

D3-MANAJEMEN ADMINISTRASI (B)

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2014

A.     Understanding of Business Letter

Business letter is a form of written communication within an organization or between two organization. It is differentiated from a general letter by its layout and form which is well established by conventation and practice.

A business letter is usually a letter from one company to another, or between such organizations and their customers, clients and other external parties. The overall style of letter depends on the relationship between the parties concerned. Business letters can have many types of contents, for example to request direct information or action from another party, to order supplies from a supplier, to point out a mistake by the letter's recipient, to reply directly to a request, to apologize for a wrong, or to convey goodwill. A business letter is sometimes useful because it produces a permanent written record, and may be taken more seriously by the recipient than other forms of communication

B.      Kinds of Business Letters

a.    Asking Letter

The simple request for information, literatur, favors, appointments, reservation, and so on. Another type of asking letter is written to order merchandise or service. It is commonly called an order letter.

b.    Letters Answering Request

Just as a business firm often writes letters asking for something from another organization, it also receives a great many such letters.

Some letters answering requests are not so easy to write. You may sometimes have to tell a customer that his order will be delayed because the merchandise is out of stock, or you may have to refuse a customer’s request for a special favor simply because you cannot possibly grant it. These letters require the utmost tact and courtesy.

Letters answering requests give the letter writer one of his best opportunities for making friends and building goodwill. They are, therefore, among the most important communications in business.

c.     Claim Letters

A persuasive letter sent by a customer to a business or agency to identify a problem with a product or service. Also known as a letter of complaint. letter of claim is a letter that is written to notify someone of incomplete or unsatisfactory work on a specific project. For example, if you hired someone to decorate your office, but they never finished the job or did not complete it to your specifications, you would write them a letter of claim stating you grievances and possible reparations.

The words and tone you choose to use in a letter complaining to a business may be the deciding factor on whether your complaint is satisfied. Be direct but tactful and always use a professional tone if you want the company to listen to you.

d.    Adjustment Letters

Letters written in response to claims are called adjustment letters. Adjustment letter is a reply to a complaint letter. It should not be sent in a moment of excitement or anger. Take sometime to restore to one’s usual self before writing such letter.  The objective  is to inform the reader that their complaint has been received. It is also a legal document recording what decisions were made and what actions have or will be taken.

Keep in mind that your reader has been inconvenienced. This is a prime goodwill building opportunity. Everybody makes mistakes and when a business owns up to one it goes along way to renewing the customer’s confidence in a continued business relationship. The scope of your adjustment letter should reiterate the relevant facts of the claim. When thecustomer is right, include a forthright admission to that effect and extend a sincere apology. When the customer is not right, explain the reasons clearly and with every courtesy.

e.    Credit and Collection Letters

A large percentage of business transactions in this country are handled on a credit basis. Letters must be written in response to requests for credit. Sometime, however, requests for credit must be declined because the applicants are not good credit risks. These are perhaps the most difficult of all letters to write. No one wants to be told that he is a poor credit riks.

Collection letters are written because a very small percentage of those who are given the privilege of credit violate that privilege. Therefore, they must be reminded, reasoned with, and sometimes threatened, before they will pay what they owe. Collections letters are among the most challenging to the letter writer-their effectiveness is measured by the amount of money they bring in from forgetful or careless customers.

f.     Sales Letters

In a sense, every letter a businessman writes is a sales letter because it automatically becomes a showcase for himself and his company. However, there are letters written for the specific purpose of selling a product or a service. Sales letters are used to introduce products or services to consumers.

As such, sales letters tend to use formal letter structures and are rather impersonal because they are sent to more than one person. Sales letters often ask readers to consider a “pain point” – a problem that a person needs solved, and then introduce a product that will provide the solution. It’s important to quickly move to your sales pitch in your sales letter as most readers will understand that your sales letter is a form of advertising. Sales letters also often include an offer to encourage customers to try the product. It’s important that these offers are clear and provide a useful service to the reader.

g.    Employment Letters

Employment letters deal with getting a position. They are writen by everyone, not only by those who expect to work in business. Employment letters include letters inquiring about a position, letters of application, letters thanking an employer for an interview and letters of resignation.

h.    Social-Business Letters

Many social business letters are written to maintain friendly relationships with customers and business acquaintances. Typical social business corespondence includes letters of congratulations, letters of sympathy, invitations, letters of friendship and thank-you letters. Since they show thoughtfulness on the part of the writer, social-business letters do a great do a great deal to build goodwill.

C.      Business Letter Form

Parts of the letters are the following:

a.    The Heading

·      The letterhead, practically every company uses high qualities stationery with is name, address, and telephone number. These identifying items, and often such additional data as the names of the company’s top executives, its slogan, and so on.

·      The dataline, it is often very important to know when a letters was written-important to both reader and writer. With the flood of mail that every business office receives and sends, it is unwise to assume that your or reader will remember the exact order of events related to a particular matter. Every letter should therefore carry a dateline consisting of the month, day, and year.

b.    The Opening

The functions of the opening are to direct the letter to a specific individual, company, department, or whatever, and to greet the reader.

·      The inside addres, which should always be preceded by a courtesy title, is usually the first line of the inside address. It is also common courtesy to include the person’s job title when it is known-either on the same line as his name or on a separate line in the inside address. The name of the addressee’s company, the street address, the city, state, and ZIP Code number are also included. Example:

Mr. Edward W. Hampton, President

Hampton Home Appliances, Inc.

1740 North Cicero Street

Grand Rapids, Michigan 49506

·      The salutation,  there are several accepted forms of salutations, and each form reflects a different “tone”. Example:

Sir:

Madam:

Dear Sir:

Dear Mr. Bram:

Dear Mrs. Rosse:

·      The attention line, when a letter is addressed to a company or to a department within a company, reather than to a specific person, an attention line may be used to speed up handling of the letter. The line is typed below the inside address and above the salutation. Example:

ATTENTION: Mr. Jonathan

Attention of the Personel Manager

ATTENTION-Sales Departement

c.     The Body

The body of the letter is, of course, the most important section of the letter-from both the writer’s and the reader’s point of view. It is here that the writer makes every effort to get his thoughts across to the reader effectively.

·      The subject line, it the writer whishes to give the reader advance notice of what the letter is about, he can do so in a displayed subject that precedes the message. Example:

SUBJECT: Salesmen’s Incentive Compensation Plan

·      The message, every business letter usually consists of at least two paragraphs-even if the second paragraph is nothing more than “Thanks and best wishes to you,” or something along that line.

d.    The Closing

Just as a person usually says “Good bye” or “So long” when he has finished a conversation, so a writer usually uses a complimentary closing in a business letter.

·      The complimentary closing, like salutations, vary in form and tone. The important to remember is to match the tone of the complimentary closing with that of the salutation as closely as possible. Example:

Verry truly yours

Yours very truly

Yours sincerely

Yours very sincerely

·      The company signature, the typed name of the company is usually considered an optional part of the closing. Some companies require that the typewritten name of the firm appear, on the theory that the company.

·      The writer’s identification, in most instances the name of the writer and his title are typed below his signature. Sometimes only the writer’s title and/or his department are used.

Example:

Lousis Grandy

Administrative Assistant

·      Reference initials, if the writer’s name is included in the writer’s identification, his initials may be omitted in the reference initials. However, the initials of the typist or secretary could be included unless the writer specifically requests that they be omitted. If the writer’s  name is not included in the writer’s identification, his initials or his full name may be indicated in the reference initials. The reference initials serve an administratrative purpose only, and the are seldom of interest to anyone but the writer. Various styles follow. Remember that, when used, the writer’s name or initials are written first:

P. F. Thorns/cmg

PFT/law/cmg (These initials indicate that PFT signed the letter, law wrote it for him, and that cmg typed it)

D.     Type of Letter Forms

a.    Full-Blocked Letters

b.    Simplified Letters

c.     Blocked Letters

d.    Semiblocked Letters

e.    Indented Letters

f.     Hanging Letters

Nyempetin Piknik ke Pantai Bandengan, Jepara

Kesempatan kali ini saya diajak ke Jepara, jadilah saya berangkat dengan rombongan dengan menggunakan bus. Berangkat dari ruma abis subuh masih ngantuk” gitu kudu udah berangkat buat ngumpul bareng rombongan ehhh ternyata masih nunggu lama molor mpe jam 7 baru berangkat. Kami berangkat melewati arah dari Semarang-Demak-Kudus-Jepara. Namun di Kota Kudus kami transit di Masjid Menara Kudus untuk beristirahat dan menunaikan ibadah. Masjid Menara Kudus ini sudah sangat terkenal dan merupakan salah satu obyek wisata juga di Kota Kudus, di sekitar masjid juga terdapat pedangan yang menjajakan danggangan seperti perlengkapan sholat, souvenir khas Kudus, dan makanan khas Kudus yang biasanya sebagai oleh-oleh bagi para wisatawan.

Masjid Menara Kudus ini berbentuk unik, karena memiliki menara yang serupa bangunan candi. Bangunan Masjid merupakan perpaduan antara budaya Islam dengan budaya Hindu, karena menurut sejarah berdirinya Masjid ini tidak lepas dari peran Sunan Kudus sebagai pendiri dan pemrakarsa. Masjid Menara Kudus ini juga disebut dengan Masjid Al Aqsa dan Al Manar, masjid ini didirikan pada tahun 1549 Masahi atau tahun 956 Hijriah dengan menggunakan batu Baitul Maqdis dari Palestina sebagai batu pertama. Masjid ini terletak di desa Kauman, kecamatan Kota, kabupaten Kudus, Jawa Tengah. Pada bagian belakang mesjid, terdapat makam Sunan Kudus, salah seorang Wali Songo yang menyebarkan Agama Islam di Jawa. Pada area yang sama, juga terdapat makam murid-murid beliau serta para pangeran serta kerabat beliau lainnya.

Setelah selesai sholat bergegaslah kami menuju ke bus lagi dan langsung cuss ke Pantai Bandengan, Jepara. Jepara Kota Ukir yaa begitulah sebutannya, kota ini juga sebagai kota dimana R.A Kartini dilahirkan. Jepara memiliki wisata pantai yang indah dengan pasir putih yang mempesona, salah satunya yaitu Pantai Bandengan yang akan saya kunjungi. Sebutan nama Pantai Bandengan ini erat kaitannya dengan legenda asal usul kepulauan Pulau Karimunjawa, yang dalam legenda dikisahkan Amir Hasan putra Sunan Muria yang diperintahkan untuk pergi memperdalam dan sekaligus mengembangkan ilmu agama di Kepulauan Karimunjawa. Ketika sampai di pantai ini, mereka menemukan banyak ikan bandeng, sehingga wilayah itu dinamakan Desa Bandengan, maka tak heran jika pantai tersebut biasa disebut dengan Pantai Bandengan.

My Team Lemon-Chan

Perkenalkan itu adalah kelompok saya, mulai dari yg paling tinggi namanya Danu, yg pakai jilbab itu saya, cowo yg pakai jaket namanya Humam, dan yg cewe pakai jaket kuning namanya Putri. Kita akan bekerjasama dalam satu kelompok selama satu semester dalam mata kuliah Kewirausahaan. Tugas ini merupakan tugas ketiga kami yaitu survai pedagang di Car Free Day. 

Pukul 6.00 pagi hari sudah harus stay di parkiran Benteng Vastenburg, jam Indonesia jam segitu hanya beberapa perwakilan kelompok saja yg sudah stay. Untung kelompok kami sudah ada Putri (thanks Putri yg udh brgkat pagi" bgt dari Kampus) krn kelompok lain sudah pada jalan, kami pun jalan berdua sambil menunggun Danu dan Humam. 

Di sepanjang jalan Slamet Riyadi yang digunakan untuk Car Free Day banyak aktivitas yang bisa dilakukan disini, mulai dari berjalan kaki, jogging, senam, dan bersepeda. Selain itu di Car Free Day juga dimanfaatkan untuk berbagai kegiatan sosial, ajang komunitas, hingga bisa juga menyewa becak hias jika tak mau capek-capek berjalan kaki. 

Yg menjadi bahan observasi kita yaitu pedagang-pedagang yg berjualan di sana, cakupannya yaitu produk yg dijual, bagaimana penjual menjajakan dagangannya, media promosi yg digunakan. Dari Gladak sampai jalan kaki sampai dari Solo Grand Mall, selama perjalanan kami banyak menemukan pedangang di sepanjang city walk mulai dari makanan, pakaian, aksesories, mainan anak, dan masih banyak lagi. Produk yang ditawarkan mulai dari yg sudah umum, tidak umum, unik, dan yg belum pernah ada.

Setiap kali ke CFD bermuaranya ya ditempat jajanannya itu hahaa :D abis mau gimana lagi banyak makanan yg ditawarkan yg menggoda yg tepat sekali ini cacing dalem perut blm dikasih makan. Jadilah kita jalan sambil cari makan sambil mengamati juga kan.

 

Humam dan Danu mencoba pancake durian, saya dan Putri mencoba SuperMoon yaitu telur bola, nama untuk menu-menunya pun dibuat unik yaitu Tuna Toon untuk rasa ikan tuna, SoloSis untuk rasa sosis, Malin kUndang untuk rasa udang, dan kOnet Halley untuk rasa konet. Harga yang ditawarkan untuk satu porsi SuperMoon yaitu 5000 rupiah untuk semua rasa dengan isi 4 telur bola.

Setelah berjalan kaki sampai di daerah Solo Grand Mall kita memutar arah balik menuju Gladak lagi karena hari sudah menjelang siang dan jalan Slamet Riyadi juga akan dibuka kembali pukul 9.00

Peran Sekretaris

Peranan sekretaris terhadap atasan :

a.    Sebagai perantara saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan.

b.    Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab.

c.     Sebagai penyambung keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas.

d.    Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.

e.    Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan dan bawahan.

Peranan sekretaris terhadap bawahan (pimpinan) :

a.    Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil, yaitu mengenai peraturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kecakapan dan kemampuan.

b.    Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil dengan baik.

c.     Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaan.

d.    Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.

e.    Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih mengerahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai bawahan

Tugas Sekretaris

A.      Pengertian Sekretaris

1.    Secara definisi, kata sekretaris dapat kita pahami dari beberapa definisi :
Menurut M. Braum dan Ramon, sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang kepala atau pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu, memeriksa, atau mengingatkan pimpinannya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari pimpinannya mengenai kewajiban lainnya yang berhubungan untuk meningkatkan efektivitas pimpinannya.

2.    Menurut Drs. The Liang Gie mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat termasuk menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau organisasi.

3.    Menurut Drs. Ig. Wursanto mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan-perkerjaan pimpinannya.

Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa pengertian Sektetaris adalah eseorang yang membantu seorang pemimpin atau badan pimpinan atau perusahaan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang akan menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatan operasional perusahaan.

Manajemen sekretaris merupakan suatu proses kegiatan mengelola dan mengatur segala sesuatu yang berhubungan langsung maupun tidak langsung dengan kegiatan pimpinan dalam rangka kelancaran pelaksanaan perkantoran atau organisasi. Jadi, pekerjaan seorang sekretaris, membantu pimpinan agar pimpinan kantor atau perusahaan dapat melaksanakan tugasnya secara efektif dan efisien.

B.      Tugas-tugas Sekretaris

Berdasarkan ruang lingkup tugas sekretaris dikelompokkan menjadi 8 (delapan) yaitu:

a.       Tugas-tugas Rutin

Yaitu tugas-tugas yang dikerjakan setiap hari tanpa perintah. Tugas ini meliputi:

·         Membuka surat.

·         Menerima dikte.

·         Menerima tamu.

·         Menerima telepon.

·         Menyimpan arsip/surat.

·         Menyusun dan membuat jadwal kegiatan pimpinan.

b.      Tugas-tugas Khusus

Yaitu tugas yang diperintahkan langsung oleh pimpinan kepada sekretaris dengan penyelesaiannya secara khusus. Tugas ini diberikan karena adanya unsur kepercayaan bahwa tugas sekretaris mampu menyimpan rahasia perusahaan. Tugas ini meliputi:

·         Mengonsep surat perjanjian kerjasama dengan relasi atau instansi luar.

·         Menyusun surat rahasia (confidential).

·         Menyusun acara pertemuan bisnis.

·         Pembelian kado atau cindera mata.

·         Dan lain-lain.

c.       Tugas-tugas istimewa

Yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan, antara lain:

·         Membetulkan letak atau posisi alat tulis pimpinan serta perlengkapan yang diperlukan.

·         Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada relasi.

·         Mewakili seseorang menerima sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya.
Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan atau instansi.

·         Memeriksa hasil pengumpulan dana atau uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan.

·         Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan bisnis.

·         Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana yang perlu diperbaiki dan mana yang tidak perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor.

d.      Tugas Sosial

Tugas sosial, meliputi:

·         Mengurusi Rumah tangga kantor.

·         Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta pengurusan undangannya.

e.      Tugas Keuangan

Biasanya sekretaris mengurusi keuangan yang dinamakan petty cash (uang cadangan/kas kecil).

f.        Tugas keuangan ini antara lain:

·         Menangani urusan keuangan pimpinan di Bank, misalnya: penyampaian penyimpanan uang di Bank, penarikan cek, pengambilan uang dari Bank.

·         Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nama pimpinan.
Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari.

g.       Tugas Resepsionis

Tugas sekretaris sebagai resepsionis, yaitu:

·         Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon.
Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.

·         Mencatat janji-janji untuk pimpinan.

·         Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.

h.      Tugas insidental

Tugas ini merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan oleh sekretaris meliputi:
Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, menyiapkan pidato atau pernyataan pimpinan.
Membuat ikhtisar dari berita-berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah, brosur, dan media-media lain yang ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan.
Mengoreksi bahan-bahan cetakan, misal: brosur, undangan, formulir, dan daftar yang dikonsep oleh perusahaan.

C.      Jenis-jenis sekretaris

Jenis-jenis sekretaris berdasarkan kedudukan,wewenang dan tanggung jawabnya sekretaris dibedakan menjadi dua macam yaitu:

a.     Sekretaris instansi(organisasi)

Sekretaris yang bertugas sebagai office karena secara formal menjalankan fungsi menejer yang ruang lingkupnya meliputi semua aspek kegiatan kantor.

b.      Sekretaris pribadi

Sekretaris yang hanya bekerja sebagai pembantu pimpinan dan sebagai mediator(perantara) pimpinan.

Berdasarkan kemamapuanya dan pengalamanya kerjanya sekretaris dibedakan menjadi:

a.       Sekretaris junior

Sekretaris yang baru meniti karirnya sebagai sekretaris.

b.      Sekretaris senior

Sekretaris yang memiliki profesionalisme yang mantap dapat berdiri sendiri mengatasi masalah yang timbul dalam melaksanakan tugasnya

D.      Syarat-syarat untuk Menjadi Sekretaris

Untuk memenuhi peran dan tanggung jawab sekretaris yang sedemikian besar maka syarat yang diwajibkan untuk menduduki jabatan ini adalah :

1.    Keterampilan dasar

a.    Kemampuan mengetik 10 jari

Kemampuan ini berguna untuk mengerjakan berbagai pekerjaan kantor baik dengan mesin tik, atau computer, kemampuan minimal adalah kecepatan 200 entakan per menit, dengan kesalahan maksimal 3 entakan.

b.    Penanganan Kearsipan

Kemampuan mengelola berkas sampai pada penyimpanan serta penggunaan system dengan benar. Agar penemuan kembali dapat dilakukan dengan cepat dan tepat. Dengan standar waktu penemuan kembali maksimal 3 menit.

c.     Komputer

Dapat mengoperasikan perangkat komputer untuk berbagai keperluan dan sistem yang tepat seperti Ms. Word, Ms. Excell serta PowerPoint.  Juga dapat menjalankan internet untuk berbagai keperluan baik mengirim dan menerima berita atau mencari data.

d.    Korespondensi

Suatu kemampuan membuat surat baik dalam bahasa Indonesia maupun bahasa Inggris, dengan berbagai bentuk atau variasi yang diinginkan atasan, baik dengan konsep atasan maupun mengkonsep sendiri.

e.    Menerima dikte

Kemampuan dalam menerima instruksi atau berita, baik dengan cara ditulis tangan atau kemampuan komputer.

f.     Pengetahuan Bank dan kas kecil

Suatu kemampuan yang memperlancar pekerjaan dalam hubungannya dengan keuangan atasan.

2.    Keterampilan khusus:

a.    Tata Krama Lingkungan Kerja

b.    Mengetahui bagaimana menjalankan kaidah-kaidah atau aturan dan sopan santun dalam bentuk perilaku di lingkungan kerja.

c.     Tata Krama Bertelepon

Dapat menggunakan telepon dengan berbagai fungsi untuk melakukan tugas serta dapat menanganinya dengan standar kepuasan pelanggan

d.    Komunikasi Efektif

Dapat menyampaikan pikiran dan maksud dengan jelas secara lisan maupun tulisan, serta dapat menyampaikan pendapat atau pesan di muka umum.

e.    Hubungan Antarpribadi

Suatu cara untuk menyesuaikan diri dalam pergaulan, mempunyai cara-cara pendekatan baik kepada atasan maupun relasi.

3.    Penampilan

Penampilan adalah hal penunjang untuk menjadi pegawai yang profesional. Penampilan ini sangat penting karena citra seseorang  dapat dilihat dari penampilannya.  Penampilan ini mencakup tata cara berpakaian, tata cara menggunakan tata rias, tata cara menggunakan asesoris di samping juga cara berjalan, cara berdiri dan cara duduk juga merupakan hal yang penting dalam penampilan.

Sedangkan syarat-syarat lain untuk menjadi sekretaris sebagai berikut :

a.       Syarat kepribadian, yaitu sifat-sifat yang dimiliki oleh seseorang yang menjadi sekretaris, seperti penyabar, simpatik, bijaksana, penampilan baik, pandai bergaul, dapat dipercaya, memegang teguh rahasia, dll.

b.      Syarat pengetahuan umum, yaitu memiliki pengetahuan tentang perkembangan yang berkaitan langsung maupun tidak langsung dengan pekerjaan kesekretariatan seperti bidang sosial kemasyarakatan, ekonomi, politik, dan hukum serta secara umum dalam rangka untuk kelancaran pelaksanaan tugasnya. Hal ini penting karena seorang sekretaris menghadapi banyak jenis pekerjaan sesuai dengan bidang yang dilakukan oelh seorang pimpinan sehingga kurang mengikuti perkembangan yang terjadi tentunya dapat mempengaruhi kelancaran pekerjaannya.

c.       Syarat pengetahuan khusus, yaitu pengetahuan tertentu yang sesuai jabatan dan tugas sekretaris sesuai tempat dimana ia berkerja. Biasanya syarat pengetahuan khusus ini harus ditempuh melalui pendidikan yang sifatnya formal, seperti sekolah tentang manajemen kesekretarisan.

d.      Syarat skill dan teknik kesekretariatan, kemampuan seorang sekretaris yang langsung berhubungan dengan tugas kesekretarisannya, seperti kemampuan mengetik, koresponden, stenograf, dan kearsipan.

e.      Syarat praktek, yaitu kemampuan dalam melaksanakan tugas sehari-hari, seperti meneriam tamu, telepon, dan membuat agenda pertemuan pimpinan.